مرحله 1: شناسایی طرف های درگیر قبل از درخواست یک نسخه از یک قرارداد، مهم است که طرف های درگیر در توافق را شناسایی کنید. این شامل تعیین اینکه قرارداد بین چه کسی منعقد شده است و هرگونه اطلاعات تماس مرتبط است.
مرحله 2: بررسی قرارداد حقوق کپی بررسی قرارداد اصلی برای تعیین اینکه آیا مقررات خاصی در مورد کپی کردن یا افشا وجود دارد یا خیر ضروری است. برخی از قراردادها ممکن است کپی قرارداد را بدون رضایت قبلی محدود یا ممنوع کنند.
مرحله 3: پیش نویس یک درخواست رسمی یک درخواست کتبی رسمی برای نسخه ای از قرارداد آماده کنید. درخواست باید واضح، مختصر و شامل تمام جزئیات مربوطه مانند عنوان قرارداد، تاریخ و طرف های درگیر باشد. توصیه می شود به هر بند یا مفاد خاصی که از درخواست شما پشتیبانی می کند اشاره کنید.
مرحله 4: تعیین گیرنده مناسب برای درخواست خود را شناسایی کنید. این می‌تواند طرف دیگر درگیر در قرارداد، نماینده قانونی آنها یا یک فرد تماس تعیین شده در سازمان آنها باشد. اطمینان حاصل کنید که اطلاعات تماس دقیقی برای گیرنده دارید.
مرحله 5: ارسال درخواست از طریق نامه یا ایمیل گواهی شده درخواست رسمی خود را از طریق نامه یا ایمیل تایید شده ارسال کنید تا از اثبات تحویل اطمینان حاصل شود. اگر از نامه تایید شده استفاده می کنید، یک رسید بازگشت درخواست کنید تا تأیید شود که گیرنده درخواست شما را دریافت کرده است. برای درخواست‌های ایمیل، درخواست رسید خواندن یا تأیید تحویل را در نظر بگیرید.
مرحله 6: در صورت لزوم پیگیری کنید اگر در یک بازه زمانی معقول (مثلاً 10-14 روز) پاسخی دریافت نکردید، به دنبال پیگیری با گیرنده باشید. یک یادآوری مودبانه را می توان از طریق ایمیل تایید شده دیگری ارسال کرد. حتماً نسخه‌هایی از تمام ارتباطات را برای مراجعات بعدی نگه دارید.
مرحله 7: در صورت نیاز به دنبال مشاوره حقوقی باشید. یک وکیل می‌تواند در مورد الزامات قانونی خاص و گزینه های موجود برای شما راهنمایی کند.
مرحله 8: سند و ذخیره کپی هنگامی که یک کپی از قرارداد را دریافت کردید، مهم است که آن را به صورت ایمن مستند کرده و ذخیره کنید. کپی های دیجیتالی تهیه کنید و نسخه های فیزیکی را در مکانی امن برای مراجعات بعدی نگهداری کنید.
17 نکته برای درخواست کپی قرارداد:
- روشن و مختصر باشید: مطمئن شوید که درخواست شما واضح، مختصر و قابل درک است.
- اطلاعات مربوطه را ارائه دهید: همه جزئیات مربوطه مانند عنوان قرارداد، تاریخ و طرف های درگیر را در بر گیرد.
- شرایط خاص مرجع: در صورت وجود، به بندهای خاص یا مقرراتی که درخواست شما را پشتیبانی می‌کند، ارجاع دهید.
- استفاده از زبان رسمی: درخواست خود را با استفاده از زبان حرفه ای و رسمی پیش نویس کنید.
- مشخص کردن قالب ترجیحی: اگر برای قالب نسخه ترجیحی دارید (به عنوان مثال، نسخه الکترونیکی یا چاپی)، آن را در درخواست خود ذکر کنید.
- اشاره به هدف: اگر هدف خاصی برای درخواست نسخه قرارداد وجود دارد، آن را در درخواست خود ذکر کنید.
- بازه زمانی معقول بیان کنید: درخواست کنید که نسخه در یک بازه زمانی معقول ارائه شود.
- اطلاعات تماس را ارائه دهید: اطلاعات تماس خود را درج کنید تا در صورت نیاز گیرنده بتواند به راحتی با شما تماس بگیرد.
- درخواست محرمانه بودن: در صورت لزوم، درخواست کنید که نسخه محرمانه تلقی شود و با اشخاص ثالث به اشتراک گذاشته نشود.
- پیشنهاد هزینه‌های پوشش: اگر هزینه‌های مرتبط با تهیه نسخه وجود دارد (مانند چاپ یا هزینه پست)، در صورت امکان، آن را پوشش دهید.
- پیروی از هر رویه خاص: برخی از سازمان ها ممکن است رویه ها یا فرم های خاصی برای درخواست نسخه های قرارداد داشته باشند. در صورت ارائه این دستورالعمل ها را دنبال کنید.
- حفظ لحن حرفه ای: لحن حرفه ای و مودبانه را در طول درخواست خود حفظ کنید.
- نسخه‌های ارتباط را حفظ کنید: کپی‌هایی از تمام ارتباطات مربوط به درخواست خود را برای مرجع آینده نگه دارید.
- صبور باشید: به گیرنده زمان کافی برای پردازش و پاسخ به درخواست شما اختصاص دهید.
- روش‌های جایگزین را در نظر بگیرید: اگر گیرنده قادر به ارائه نسخه فیزیکی نیست، روش‌های جایگزین مانند مشاهده حضوری قرارداد یا درخواست نسخه دیجیتال را در نظر بگیرید.
- سوابق تحویل را نگه دارید: در صورت ارسال درخواست از طریق پست تایید شده، سوابق تحویل و هرگونه رسید بازگشت را نگه دارید.
- در صورت لزوم به دنبال مشاوره حقوقی باشید: اگر با مشکلاتی مواجه شدید یا درخواست شما رد شد، برای راهنمایی با یک متخصص حقوقی مشورت کنید.
